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Título
Text copied to clipboard!Planificador de Reuniones
Descripción
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Estamos buscando un Planificador de Reuniones altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo. Esta persona será responsable de coordinar, programar y gestionar todos los aspectos logísticos relacionados con reuniones internas y externas. El candidato ideal tendrá habilidades excepcionales de comunicación, atención al detalle y capacidad para trabajar en un entorno dinámico y de ritmo acelerado.
El Planificador de Reuniones trabajará en estrecha colaboración con ejecutivos, equipos de proyectos y clientes para garantizar que cada reunión se lleve a cabo sin contratiempos. Esto incluye la reserva de salas, la preparación de agendas, la coordinación de participantes, la gestión de herramientas tecnológicas y la documentación de resultados. Además, deberá anticipar necesidades, resolver problemas logísticos y mantener una actitud profesional en todo momento.
Entre sus funciones también se encuentra la gestión de calendarios, la coordinación de viajes relacionados con reuniones presenciales, la preparación de materiales de presentación y la recopilación de retroalimentación posterior a cada evento. El Planificador de Reuniones será una pieza clave para mejorar la eficiencia organizacional y fomentar una comunicación efectiva entre los equipos.
Buscamos a alguien con experiencia previa en planificación de eventos o reuniones corporativas, dominio de herramientas digitales como calendarios compartidos, plataformas de videoconferencia y software de gestión de proyectos. La capacidad de priorizar tareas, adaptarse a cambios de último minuto y mantener la confidencialidad son esenciales para este rol.
Si eres una persona meticulosa, con habilidades interpersonales sobresalientes y pasión por la organización, esta es tu oportunidad para formar parte de una empresa en crecimiento que valora la excelencia operativa y el trabajo en equipo.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Coordinar y programar reuniones internas y externas.
- Gestionar calendarios y disponibilidad de participantes.
- Reservar salas de reuniones y recursos necesarios.
- Preparar agendas y distribuir materiales previos.
- Supervisar el uso de plataformas de videoconferencia.
- Tomar notas y redactar actas de reunión.
- Coordinar viajes y logística para reuniones presenciales.
- Resolver problemas logísticos de último minuto.
- Recopilar retroalimentación posterior a las reuniones.
- Mantener la confidencialidad de la información tratada.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en planificación de reuniones o eventos.
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- Dominio de herramientas digitales como Zoom, Google Calendar, Microsoft Teams.
- Capacidad para trabajar bajo presión y con plazos ajustados.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Atención al detalle y enfoque en la calidad.
- Actitud proactiva y resolutiva.
- Conocimiento de protocolos corporativos.
- Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles.
- Discreción y manejo de información confidencial.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tienes organizando reuniones corporativas?
- ¿Qué herramientas digitales utilizas para coordinar agendas?
- ¿Cómo manejas cambios de último minuto en la programación?
- ¿Has trabajado con equipos internacionales o en diferentes zonas horarias?
- ¿Cómo aseguras la confidencialidad de la información tratada?
- ¿Qué haces para garantizar que una reunión sea productiva?
- ¿Cómo priorizas múltiples reuniones en un mismo día?
- ¿Tienes experiencia redactando actas o resúmenes ejecutivos?
- ¿Qué estrategias usas para mejorar la asistencia a reuniones?
- ¿Cómo manejas conflictos de agenda entre ejecutivos?
